Sürecin Tanımı
Süreç, bir amaç doğrultusunda birbirini takip eden ve değer ortaya koyan birbiriyle ilişkili bir dizi işlemdir.
Şirketin son derece rekabetçi bir sektörde sürdürülebilir gelişimi için önemli bir kurumsallaşmış adımdır ve bir şirketin büyümesinin kilit aşamalarından biridir. Kurumsallaşma, süreçlerin iyileştirilmesi ile doğrudan ilişkilidir. Tüm faaliyetlerin yürütülebilmesi için etkin süreç yönetiminin kurulması gerekmektedir.
Süreç tanımı, sağlıklı ve doğru tanımlanmış bir süreç için son derece önemli bir referanstır. Bu tanımlarla hangi faaliyetlerin süreç olup olmadığını söyleyebiliriz.
Süreç yönetimi, şirket faaliyetleri çerçevesinde birbiriyle ilişkili süreçlerin düzenlenmesi, belgelenmesi ve performans ölçümü gibi faaliyetlerin yürütülmesini içeren çok sayıda aşamadan oluşur. Süreçler sektöre göre değişir. Bu nedenle, süreç yönetimi çerçevesinde departmana özel şablonların kullanılması, yöneticilerle çalıştayların düzenlenmesi, yürütülen faaliyetlerin veya eylemlerin kayıt altına alınması gibi süreç zincirleri ele alınmaktadır. Süreç modellerinin hazırlanması, firma veya departmana özel süreç dokümanlarının hazırlanması gibi çalışmalar da süreç yönetiminin sorumluluğundadır.
Süreç Hakimiyetinin Önemi
RPA’e uygunluğu onaylanan bir sürece başlamadan önce, hangi sektörün hangi departmanına ait bir birimle iş yapılacağı araştırılmalıdır. Bunun yanında ilgili birimin ne iş yaptığı sorusu süreç sahibine sorularak bilgi toplanmalıdır. Üzerinde çalışılacak olan sürecin kime, neye, nasıl hitap ettiğini; neyi amaçladığını ve neye çözüm getirdiğini çok iyi bilmeden sürece başlamak hem dokümantasyonda hem de teknik taraftaki geliştirmelerde satır arası boşluklara yol açacaktır. Süreç hakimiyetindeki tek koşul elbette ki yapılan işi bilmek değildir.
Üzerinde çalışılacak RPA sürecinde, ilgili kişinin (bu işi yapan ve artık işini robotik otomasyona devretmek isteyen, işin/sürecin sahibi kişinin) yaptığı işi eksiksiz, karşılaştığı hatalarla birlikte doğru bir şekilde RPA iş analistine aktarması da oldukça hayati önem taşımaktadır. Ayrıca sorulan sorulardan kaçmayarak, sürece uçtan uca destekte bulunması da işleyiş açısından sağlıklı bir tercihtir.
Dokümante edilen sürecin onay aşamasında, ilgili kişinin süreç analiz dokümanını detaylı inceleyerek eksiklikleri/hataları düzeltme talebi de sürecin ilerleyişi açısından çok önemlidir. İlgili kişi tarafından dikkatlice incelenmeyerek onaylanan ve geliştirilmesine başlanan bir sürecin, sonradan sıklıkla gelen revizyonlar nedeniyle sürekli değiştirilmesi çöpe atılan paradan, emekten ve zamandan başka bir şey değildir.
İş Analisti ve RPA İş Analisti Görev Tanımları
İş analisti; bir kuruluşun iş süreçlerini değerlendirme, ihtiyaçları öngörme, iyileştirme alanlarını ortaya çıkarma ve çözüm geliştirme faaliyetlerini gerçekleştirir. Bir projenin veya programın ihtiyaçlarını belirler ve bunları yöneticilere ve ortaklara iletir. İş sorunlarına teknik çözümler geliştirebilmek veya bir şirketin satış çabalarını ilerletebilmek için çalışır.
RPA iş analisti ise; ilk olarak doğru ekibi kurmak ve doğru insanlarla masaya oturmak için çok sayıda görüşme yapar. İletişim, problem çözme ve analitik-eleştirel düşünme becerilerini birden fazla alanda (sektör bazlı) kullanır. Bunların akabinde ise toplantıları ve toplantı tutanaklarını düzenleyerek, katılımcıların aktif katılımlarıyla istenilen sonuçları elde etmek için uğraşır.
Diğer yandan, RPA’ in sürece uygunluğu sırasında; proje yönetimine ilişkin iletişimin kurulması, dokümantasyon çalışmaları, sürecin gözlemlenip raporlanması ve bütün bunlar olurken de müşteri ile antant kalmaya çalışır.
RPA İş Analistlerinin Sorumlulukları
RPA ekibinin önemli bir parçası olan RPA iş analisti rolünün sorumluluklarını şöyle sıralayabiliriz:
Kısaca, bir RPA iş analisti için gün; pek çok proje, iş akışı ve toplantılar arasında gidip gelerek çalışmayı gerektirmektedir. Aynı anda birden fazla işi takip ve icra edebilme, iyi bir analiz ve satır aralarını okuma becerisinin yanında hızlı ve okunaklı bir şekilde not tutma becerisi de gerektirmektedir.
Analitik Projelerde RPA İş Analistinin Temel Becerileri
- İş Bilgisi: İş fonksiyonlarının ve analiz edilen belirli alanların derinlemesine anlaşılmasıdır.
- İş Zekâsı: Organizasyonel stratejiyi gözden geçirmek için endüstriler arasında temel iş ilkelerinin ve en iyi uygulamaların öneminin anlaşılmasına yardımcı olur.
- Güvenilirlik ve Etik: Verileri yasal sonuçları olan, kabul edilebilir veri kullanımının ne olduğu ve ne olmadığı ve nelere erişilebileceği veya görüntülenebileceği ve nelerin görüntülenemeyeceği ile ilgilidir.
- Endüstri Bilgisi: Bir endüstri içindeki uygulamaları ve faaliyetleri ve organizasyonel strateji için endüstriler arasındaki benzer süreçleri anlamak için kullanılır.
- Çözüm Bilgisi: Çözüm bilgisi, teknolojilere, analitik platformlara ve gelecekteki eğilimlere dayalı çeşitli yaklaşımlar önerirken faydalıdır.
- Sistem Düşüncesi: Belirli bir strateji önermek için insanlar, süreçler ve teknolojik yönler arasındaki etkileşimler hakkında bütünsel düşünmeye yardımcı olur.
- Uyarlanabilirlik: Daha fazla veri ortaya çıkarıldığında, yeni içgörüler öğrenildiğinde veya farklı düzeylerdeki paydaşlar dahil edildiğinde analiz yaklaşımının ayarlanmasına yardımcı olur.
- Organizasyon Bilgisi: Strateji tasarlanırken işletmenin yönetim yapısı ve iş mimarisi göz önüne alındığında faydalıdır.
- Metodoloji Bilgisi: Bağlam, bağımlılıklar, fırsatlar ve kısıtlamalara dayalı bir yaklaşım geliştirirken faydalıdır.
- İş birliği, Kolaylaştırma ve İletişim Becerileri: Doğru paydaşlarla etkili iş birliği, iyi iletişim becerileri gerektirir. Toplantıları, çalıştayları ve diğer iş birliklerini yönetmek için kolaylaştırma becerileri gereklidir.
- Etkileşim Becerileri: Sürece dahil olan birden çok ilgili kişi arasındaki etkileşimi kolaylaştırmaya yardımcı olur.
- Analitik Düşünme ve Problem Çözme: Sorunları verimli ve etkili bir şekilde çözmeye yardımcı olur. Karmaşık sorunları yönetilebilir bileşenlere ayırmaya, çözümler bulmaya ve karar vermeye yardımcı olan metodik düşünmeyi içerir.
- Kavramsal Düşünme: Uygun bir stratejiye ulaşmak için görünüşte soyut, büyük ve potansiyel olarak farklı bilgileri birleştirmeye yardımcı olur.
- Karar Verme: Çeşitli kriterlere dayalı bilinçli karar vermeye yardımcı olur ve objektif bir değerlendirmeye sahiptir.
- Görselleştirme Becerileri: Veri hikayesi anlatımı ve veri görselleştirme, açık, özlü ve görsel olarak çekici bir iletişim sağlamak için birlikte çalışır.
- Yaratıcı düşünme: Belirli bir stratejiyi uygulamak için çeşitli fikirleri ve yaklaşımları analiz etmeye yardımcı olur.
- Analiz Becerileri: İstatistikte temel beceriler, veri analitiği hakkında temel bir anlayıştır. Ek olarak, veri bilimi araçları ve teknolojileri de buna dahildir.
Etkili Süreç Analizleri için 10 Özellik
Gelişmiş İletişim Becerileri
Yapılan işte gerçekten etkili olmak için mükemmel iletişim becerilerine sahip olunması gerekmektedir. Yüz yüze, telefonda veya yazılı olarak iletişim kurarken hem amaç anlatılabilmeli hem de karşı taraf anlanabilmelidir. Aynı şey hem bire bir hem de grup iletişimi için de geçerli olmalıdır.
Yani esasen, sadece cevap verebilmek için değil, anlamak için de dinlenmelidir.
Erken Kazanılan Netlik
Bir işe/sürece dair boş kalan satır aralarını hızla doldurabilmek için sıklıkla bilgi alışverişinde bulunulur. Bu nedenle soru sormaktan asla çekinilmemelidir. Çünkü sürece kazandırılamayan boşluklar/eksiklikler sizi maliyet aşımına kadar sürükleyebilmektedir.
Paydaşlar Hakkında Bilgi Edinmek için Ayrılan Zaman
Analizi yapılacak olan sürecin hangi sektöre ait olduğunu, sürecin konuşulacağı ekip üyelerinin şirketin hangi departmanlarında ne olarak çalıştığı bilmelidir. Eğer analizi yapılacak olan süreç, sürekliliği olan ve tüm şirketi ilgilendiren uçtan uca bir RPA otomasyonu ise; projenin hangi bölümlerinden hangi ekip üyelerinin sorumlu olduğu da bilmelidir.
Bunların yanında çeşitli liderlerin, partnerlerin ve sponsorların kimler olduğuna dair fikir edinmenizde de fayda vardır.
İş Analizi Planı
Projenin gereksinimleri tanımlanarak, gerçekçi beklentiler belirlenmelidir. İş analizi planı ayrı bir plan olarak değil de genel proje yönetim planının bir parçası olarak düşünülerek, proje yöneticisi ile iş birliği içerisinde yapılmalıdır.
Alternatif Seçenekler
İşin en önemli kısımlarından biri süreç ile ilgili olası problemleri konuşmaya, tuzaklı yerleri altını çizerek belirtmeye istekli olmaktır. Burada amaç sadece kötü haberler vermek değildir elbette. Amaç; “kabul et veya reddet” dir. Bir parametre kararına dayalı olarak bir seçeneğin esasını değerlendirmektir. Bu sorunlara çözümler sunmak ve kabul edilmese bile dile getirmek oldukça önemlidir. Bu durum bazen sizleri dikkatli olmaya çağıran veya daha zor soruları soran yalnız bir ses olmaya itebilir.
Çevik ‘Agile’ Yaklaşım
Agile iş analizinde gereksinimler iteratif (tekrarlı) olarak toplanır ve düzenlenir. Bu iteratif süreçte gereksinimler ve kullanıcıların istekleri planlanır, kabul kriterleri tanımlanır, önceliklendirilir, geliştirilir ve sonuçlar gözden geçirilir. Agile iş analizi; doğru bilginin, doğru zamanda, doğru detayda geliştirme takımına sağlanarak, doğru çıktının oluşmasını hedeflemektedir.
Agile yaklaşımda kullanılan iş analizi tekniklerinde kritik bir değişiklik olmamakla birlikte, değişen tekniklerin kullanım şekilleri ve zamanlaması değişmektedir. Agile yaklaşımı uygulayan iş analizinin en büyük avantajlarından biri iş biriminden sık geri bildirim alınması ve sonuçların iş birimiyle birlikte gözden geçirilmesidir. Böylelikle projede riskler erken tanımlanır ve doğru çözümün geliştirilmesi sağlanır.
Sanal Ekiplerle Başa Çıkmak
Yapılan işte gerçekten etkili olmak için mükemmel iletişim becerilerine sahip olunması gerekmektedir. Yüz yüze, telefonda veya yazılı olarak iletişim kurarken hem amaç anlatılabilmeli hem de karşı taraf anlanabilmelidir. Aynı şey hem bire bir hem de grup iletişimi için de geçerli olmalıdır.
Yani esasen, sadece cevap verebilmek için değil, anlamak için de dinlenmelidir.
Geliştirmede Aktif Bir Rol
Süreç onayı alındığı andan itibaren, sürecin teslimine kadar ki kapsam değişikliklerinin yönetiminde iyi bir RPA iş analistinin aktif bir rol oynamaya devam etmesi oldukça önemlidir. Bu, kilit ekip üyelerini destekleyerek, sunduklarının proje yaşam döngüsünde daha önce tanımlanan gereksinimleri karşılamasını sağlayarak ve kapsam kaymasına karşı korunarak başarılabilir.
Performans Hakkında Alınan Geri Bildirim(ler)
Son olarak, en iyi iş analistleri projenin kendisi hakkında ve aynı zamanda kendi performansları hakkında geri bildirim alırlar. Etkili iş analizinin bir parçası, değerinizin açıkça gösterilebilmesi için başarıyı ölçmektir. Bundan ders çıkarılabilmesi için eleştiriye açık olunması gerekmektedir. Ayrıca bu durum, gelecekteki performans iyileştirmesine de katkıda bulunur.
Suçu Atfetmekten Çok Çözümlere Öncelik Verebilmek
Bir süreç üzerinde çalışılan süre boyunca, kendi performansınızın ve nihai sonucun kalitesini iyileştirmenin harika bir yolu, çözümlere odaklanmak için bilinçli bir çaba göstermektir. Bu, hataları ortaya çıkarırken suçlamaya odaklanılmaması anlamına gelmektedir. Bunun yerine işleri yoluna koymaya yardım etmeye odaklanılmalıdır. Böylelikle bir yandan üretken ve faydalı bir tutum sergilenirken, diğer yandan da proje ekibine daha iyi bir atmosfer oluşturularak gereksiz kötü enerjilerin önüne geçilir.
Süreç Analizi Adım Akışları
Sürecin RPA’e uygunluğu kontrol edilmelidir
- Belirli iş akışı ile anlatılabilen,
- Standart veri yapısına sahip,
- Değişkenleri tanımlı süreçler için RPA’e uygunluk koşulları;
- Kurallara dayanması,
- Tekrar eden / tekrarlı adımları olması,
- Dönemsel ve zamana dayalı işlemlerden oluşması,
- Dijital verileri içermesi,
- Hataya açık olması.
Teknik analiz yapılmalıdır.
Teknik analiz proje geliştirmedeki en önemli kısımdır. Doğru bir teknik analiz ile proje geliştirme hızınızı artırabilirsiniz. Teknik analizde süreç küçük parçalara ayrılmalıdır.
- İşin kısa tanımı nedir?
- İşin yapılma sıklığı nedir? (hangi günlerin hangi saatleri?)
- Bir insanın bu iş için ayırdığı çalışma saati ne kadardır?
- Bu işin hata oranı nedir?
- İşi yapan kişi bilişsel olarak karar veriyor mu? Veriyorsa; bu sürecin ne kadarlık kısmına etki ediyor?
- İş yapılırken kullanılan uygulamalar/yazılımlar ya da donanımlar nelerdir? (varsa)
- Dosya arşivleme var mı?
- Robot çalışırken dışarıdan etkileşim gerekiyor mu?
Bu adımda karşılaşılan en sık sorun, süreç sahibi anlatıcının mesleki körlük nedeniyle yaptığı işi anlatamamasıdır. Örneğin; anlatıcının ekranda karşılaştığı hataları (pop-up, pencereler, fazladan açılan sekmeler, giriş butonu yerine enter’a basılması, tek click yerine çift click gerekmesi gibi) anlatmayı unutmasından kaynaklı problemler yaşanmaktadır.
Robotun kullanacağı uygulamalar test edilmelidir.
Robotun süreç özelinde hangi uygulamaları kullandığı belirlenmeli ve bu ortamların test ortamı olup olmadığı teyit edilmelidir. Süreç içerisinde data işleme/değiştirme yapılıyor mu, yoksa sadece data okuma mı yapılıyor kontrol edilmelidir. Geliştirmenin hangi uygulama üzerinden(test/canlı) yapılacağı tespit edilmelidir. Varsa kullanıcı adı ve şifre talep edilmelidir.
Yetki kontrolleri yapılmalıdır.
Yetki eksikliği varsa, bu eksiklikler geliştirmelere başlanmadan tespit edilmelidir. Eğer varsa sistem yöneticisi ve proje yöneticilerine bildirilmeli ve yetki eksiklerinin giderilmesi talep edilmelidir.
Süreç dokümanı doldurulmalıdır.
Bu aşamaya kadar sorulan sorular ve edinilen bilgiler doğrultusunda öğrenilen iş (süreç), bol görsel kullanılarak doküman haline getirilmelidir.
Eğer süreci yazma noktasında tıkandıysanız, masanın başına geçince karnınıza ağrılar giriyorsa, yazmamak için elinizden geleni yapıp tüm bahaneleri sıraladıysanız doğru soruları sormadınız demektir.
(Gözlem notu: Her süreç anlatıcısı, iş yükünü robota devretmenin mutluluğuyla yalnızca happy path’i gösterip/anlatıp sıyrılmayı düşlüyor.)
Teknik ekibe iletilir.
Ön analizi ve testi tamamlanan süreç, teknik ekibe anlatılıp devredilerek sürecin robota aktarılması sağlanır.
Test edildikten sonra canlıya alınır.
Sonrasında robotun testleri yapılarak başarı sağlanmasının ardından canlı ortama alınarak müşteriye eğitim verilir.
Süreç Analizlerinde Karşılaşılan En Önemli 5 Zorluk
Alan Bilgisi Eksikliği
RPA iş analistinin gereksinimleri anlamak için kullanıcıyla iş birliği yapması gerekir. Alan bilgisi, gereksinimlerin açık ve eksiksiz bir şekilde anlaşılmasında hayati bir rol oynar. Süreç dokümanının yazılması sırasında bazı olay ve kavram örüntülerini soyutlaştırabilmek için, o an üzerinde çalışılan sektöre dair öncesinde bilgi edinmek, işleri eğlenceli ve kolay hale getirecektir.
Birkaç hafta içinde, süreç yazılan sektöre dair uzmanlık kazanmak mümkün değildir. Ancak projeye değer katmak için birkaç hafta içinde yeterince bilgi edinilebilir.
Güncel Süreç Eksikliği
Sonuç getirmek için çok çaba ve zihinsel yorgunluk dökülür. Bunu takiben aslan payı, projenin güncel tutulması ve geliştirilmesi sürecidir. Çoğu durumda, süreç dokümantasyonu eksiktir ya da müşteri tarafından detaylı incelenmeden onaylanmıştır. Bu olanlar süreç uygunluğunun ve teslim tarihinin önüne geçmektedir.
Süreç Sahiplerinin Yetersiz Katılımı
Her proje için temel başarı kriterlerinden biri, yaptığı işi RPA’ e devretmek isteyen ilgili kişinin (anlatıcının) toplantılara katılımıdır. Burada en sık karşılaşılan problem, ilgili kişinin proje ortasında işten ayrılması ya da rotasyon ile birim değiştirmesi sonucunda, yerine daha az sürece hâkim birinin gelmesidir. Burada artık süreci anlatacak olan kişi, sürece en az hâkim olan kişi pozisyona gelmektedir ve sıklıkla kurallarda oynama yapılarak süreç dokümanının tamamlanma süresi aksamaktadır.
Karşılaşılan bir diğer problem ise, süreci anlatacak ilgili kişinin toplantıları kaçırarak sonradan sıklıkla revizyon önermesidir. Yine burada da proje süresi aşılarak hem dokümanın hem de geliştirmenin tamamlanma süresi aksamaktadır.
Diğer bir problem ise, birim çalışanının onayı alınmadan, departman yetkilileri tarafından RPA’ e onay verilmesidir. İş biriminde çalışan sürece hâkim kişi ile yaşanan sorunlarının en temel nedeni burada yatmaktadır. İş birliği yapmak istemeyen, RPA’ i kabullenemeyen çalışan; gecikmelere, yanlış ya da eksik süreç aktarımına, oturum kapatma sorunlarına ve hatta onay sorunlarına neden olmaktadır.
Kullanıcılarla Çatışma
Bazen kendinizi kullanıcının şikayetlerini anlayamadığınız bir durumda bulabilirsiniz. Bazı süreçlerde ekibinizle birlikte, yapılabilecek en iyi işi çıkarmış da olsanız teslim aşamasında kaba bir geri bildirim ya da yöneticiye şikâyet etme durumları gerçekleşebilir. Hatta bu durum ekip içerisinde de çatışmalara yol açabilir. Burada ilk olarak direnç veya yeni bir çözüme olan ihtiyaç anlamaya çalışılır. İlgili kişinin süreci anlaması sağlanarak, hatalı ya da eksik görünen yerlerin üzerinden geçilebilir. Aksi takdirde, bazı şeyleri sizin anlayabilmeniz için biraz zaman istenilebilir.
Profesyonellik
Genel anlamda iş analistleri, BT dünyasının en az takdir edilen, az ödenen ve göz ardı edilen üyelerinden biridir. Teknik becerilere ihtiyaç duymadıkları öne sürülür. Fakat aksine iş süreçlerini nasıl sürdüreceklerini iyi bilirler ve gereksinimleri teknik olarak üstlenmekte ustadırlar. Genellikle bir projenin teknik ve ticari yönleri arasında bağlayıcı bir aracı olarak hizmet ederler. Proje planının geliştirilmesine katkıda bulunan ve projeyi başından sonuna kadar destekleyen kişilerdir. Projenin en güncel standartlara göre inşa edilmesini ve işletmenin beklentilerini karşılamasını sağlamak için geliştiricilerle iş birliği yaparlar. Müşteriye olduğu kadar şirkete de fayda sağlayan çözümlerin geliştirilmesine katkıda bulunarak, işin zamanında ve gerekli standartlarda tamamlandığını garanti ederler.
Özet
Bir RPA süreç analizine başlarken öncelikle ele alınan sürecin robotik otomasyona uygun olup olmadığına karar verilir. Bu karar aşamasında süreç sahibi müşteriye ilgili sorular sorularak, proje yöneticisi ve teknik ekibe danışılır. Ardından uygunluk kararına varılır.
Robotik süreç otomasyonu için uygunluğuna karar verilen sürecin, analiz çalışmalarına başlanarak ilgili süreç analiz dokümanı doldurulur. Burada süreç akışının ve doğruluğunun sağlanmasını gerektiren iş adım akışı, ince elenip sık dokunulan çalışmalar sonucunda meydana gelmektedir.
Onayı alınan süreç dokümanı, teknik ekibe geliştirilmesi yapılmak üzere teslim edilir. Geliştirmenin ardından süreç testi gerçekleşir. Başarılı bir şekilde tamamlanan testlerin ardından süreç canlıya alınır ve müşteriye (kullanıcıya) birleşik konsol (UC) eğitimi verilerek proje tamamlanır.