Muhasebe, RPA’nın en kolay uygulanabildiği birkaç departmandan biridir. Muhasebe süreçleri belirli bir kural çerçevesinde sürekli tekrar eden yapısıyla RPA için oldukça elverişli bir yapıdadır. Muhasebenin süreçleri genel olarak bir şirkette en iyi tanımlanmış, aşamaları, onay zinciri ve adımları en belirgin olan süreçlerdir. Bunun yanında bu süreçleri robotlara yaptırmanın kazandırdığı zamanın ve maliyetten sağladığı tasarrufun da en kolay fark edildiği, yaptığınız yatırımın getirisini en kolay fark edeceğiniz departmanlardan birisidir.
Bu nedenle “dijital dönüşüm yolculuğumda RPA ile ilerlemek istiyorum fakat hangi sürecimden başlayacağıma karar veremiyorum” dediğiniz durumlarda size ilk önerimiz her zaman muhasebe olacaktır.
RPA’nın kullanım şekli sizin halihazırda bulunan süreçlerinize ve hayal gücünüze bağlı, fakat biz yine de sizler için, fikir vermesi açısından muhasebede RPA kullanımına aşağıdaki örnekleri derledik.
Fatura İşleme
Şirketin yaptığı satın alımların ya da personelin yaptığı harcamaların kontrol edilerek sisteme girilmesi ve onaylanmalarının ardından muhasebede kayıt altına alınması gerekmektedir. İnsan hatasına açık olan ve çoğu zaman manuel doğrulama gerektirdiğinden bu süreç genellikle çalışanların mesailerinde büyük yer kaplar.
Voodoo RPA, optik karakter tanıma tekniği (OCR) sayesinde fatura ve fişlerin fotoğraflarından ya da tarayıcı görsellerinden verileri okuyabilir ve sistemde olması gereken yere aktarır. Daha sonrasında istenen akışla eşleştirerek gerekli kontrolleri sağlar ve muhasebe işlemlerini sonlandırır.
Ödemeler
Ödemeler muhasebede en riskli işlemlerden biridir. RPA kullanarak bu işlemler belirli kurallar içerisinde yönetilebilir. Örneğin, çalışan maaşları insan kaynaklarından alınan güncel veriler doğrultusunda düzenli bir zamanlamaya oturtularak ödenebilir.
RPA robotları ile onay süreçleri oluşturularak şirketin satın almalarının ya da çalışan masraflarının hızlı ve düzenli bir şekilde ödenmesi sağlanabilir.
Aylık ve Yıllık Kapanışlar
Ay sonu ve yıl sonu gelince yüzü gülen bir muhasebeci görmedik. En yoğun oldukları zaman genelde bu zamanlar. Defteri kebir, mutabakatlar, borçlar, alacaklar, bankalar… muhasebe departmanında uzman eli gerektiren bin türlü manuel ve tekrarlanan iş var.
Mali tabloların muhasebe programlarından Excel’e indirilmesi, raporlama formatları, önceki dönemle karşılaştırılmaları, hesapların konsolidasyonu durumunda ortak bir para birimine çevrilmesi… Başınız ağrımadı mı? Bu bloğu yazarken bizim başımız ağrıdı açıkçası, fakat muhasebe departmanımızın böyle bir problemi yok çünkü bu süreçlerin hepsini RPA ile kolaylaştırıyorlar.
Verileri sadece indirip belirli bir kural çerçevesinde yeniden yapılandırarak bile profesyonel muhasebecinin zamanında büyük tasarruf sağladık.
Denetim Süreci
Şirketin hem kendi iç denetimi için hem de yasal olarak bildirilmesi gereken verileri bağımsız denetimcilere sağlayabilmesi için denetim sürecinden geçmesi gereklidir. Bu kapsamda şirketin bütün finansal tablolarının ve süreçlerinin yasalara ve iç prosedürlere uygunluğu şeffaf bir şekilde denetlenebiliyor olmalıdır.
RPA’nın muhasebe süreçlerinde kullanımıyla denetçinin rolü veri toplayan, düzenleyen, analiz eden, ve raporu yayımlayan birinden çok, bu işlemlerin nasıl yapılacağına dair prosedürü oluşturan ve robota bir defaya mahsus olarak öğreten bir role dönüşecektir.