Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Hangi Sektörlerde Kullanılır? - Voodoo RPA

Robotik Süreç Otomasyonu insanın zamanını alan iş süreçlerini otomatikleştirmeye yarayan yazılımsal bir robottur. RPA robotlarını kullanarak e-posta gönderebilir, excel dosyasından veri çekebilir bu veriyi işleyebilir, uygulamalarda oturum açabilir. Robot bir e-postaya yanıt vermekten, ERP sistemindeki işleri otomatikleştirme görevine kadar uzanmaktadır.

Robotik Süreç Otomasyonunu kullanan bir işletme zaman alan neredeyse tüm iş akışlarını robota teslim ederek süreçlerini otomatikleştirebilir. İnsan hatasından kaynaklı oluşabilecek riskleri neredeyse sıfıra kadar indiren RPA robotları her büyüklükteki işletme ve sektör için kullanılabilir. Bazı sektörler Robotik Süreç Otomasyonundan daha fazla yararlansa da hemen hemen her sektörde RPA kullanımı artış göstermektedir.

Bankacılık ve Finans sektörü Robotik Süreç Otomasyonunu kullanan ilk sektörlerden biridir. Fakat günümüzde RPA, üretim, sanayi, ulaşım, sağlık, teknoloji, telekomünikasyon, kamu ve e-ticaret gibi sektörlerde de yerini almaktadır.

RPA’in kullanım alanları ele alındığında bankacılık ve finans sektörü akla ilk gelenlerden olmaktadır. RPA’in bankacılık sektöründeki kullanımı, tekrarlayan manuel süreçlerin otomatikleştirilmesini sağlarken çalışanların daha önemli işlere vakit harcamasına olanak tanır.

RPA’in yapay zekâ ile entegresi akıllı otomasyonu oluşturur, bu da RPA’in karışık süreçlerin üstesinden gelmesine olanak sağlar. Ek olarak, RPA kullanımının tercih edilmesinin en önemli sebepleri az kod ve altyapı gereksinimidir.

Kaynak

MicKinsey’in yaptığı araştırmaya göre, bankacılık ve finans sektöründeki işlerin günümüzdeki teknoloji ile otomatikleştirebilme oranı mavi renk, otomasyonun mümkün olabileceği durumlar gri renk, otomatikleştirmesi mümkün olmayabilecek işler ise yeşil renk ile gösterilmiştir. Bu grafiğe göre muhasebe ve finans otomasyon için büyük bir potansiyele sahiptir.

E-ticaret ve perakendecilik sektörünün her geçen gün büyümesi ile bir otomasyona olan ihtiyaç da artmaktadır. E-ticaret şirketleri için müşteri ile olan iletişim ve müşteri memnuniyeti çok önemlidir. Statista.com’un yaptığı bir araştırmaya göre bir müşterinin aynı platformdan bir daha alışveriş yapmasını etkileyen faktörler aşağıdadır.

• Zarar görmüş ya da kaybolmuş ürünü hızlı şekilde geri göndermek.
• İade edilmek istenen ürünün geri ödemesinin en kısa sürede yapılması.
• Kargonun teslim edileceği günün tahmin edilmesi.
• Bilgi ve güvenilirlik sağlamak.

E-ticarette içerik oluşturma müşteriyi ürün konusunda bilgilendirme açısından önemlidir. Araştırmalara göre ürün konusunda yeterli içeriği bulamayan müşterilerin %98’i alışverişi tamamlamaktan vazgeçmektedir. Robotik Süreç Otomasyonu ürünleriniz için içerik oluşturabilir ve farklı konulardaki bilgileri toplayan İçerik Yönetim Sistemleri (CMS) ile çalışmaktadır. RPA verileri alma ve doğru yerlere girme konusunda gelişmiş olduğundan içerik oluşturma süreci büyük ölçüde otomatikleştirilebilir. Aşağıdaki görsel robotik süreç otomasyonunun içerik oluşturmada kullanımlarını göstermektedir.

Kaynak

Büyük e-ticaret siteleri için ürünleri doğru bilgiler ile sürekli güncel tutmak ve yeni ürün listeleri eklemek tekrarlı, zaman alan ve hataya açık bir iştir. Bunun için işletmelerin içerik uzmanları bulundurması gerekebilir. RPA botları bilgileri belirlenmiş noktalardan çekip doğru alanlara girebilmektedir. Bu durum süreci büyük ölçüde kolaylaştırır.

Stok yönetimi bir e-ticaret mağazası için yapılması gereken rutinde bir görevdir, envanter veri tabanının sürekli güncellenmesi gerekmektedir. Bazı envanter yönetim sistemleri veri tabanlarını güncel tutmak için mağazalardan toplanan verilerini her günün sonunda işlenecek şekilde programlamışlardır.  Robotik Süreç Otomasyonu stok yönetimi sürecinde zamandan tasarrufu sağlarken büyük ölçüde müşteri memnuniyetini arttırmaktadır. Stoksuz kalma riskini önler, ölü stok (Deadstock) denilen satılmayan ve gelecekte de satılma ihtimali düşük olan ürünleri belirler. Bu ürünler RPA ile belirlenip stoktan kaldırılabilir. Bu sürece örnek olarak Walmart envanter akışını izlemek ve ölü stoklarını belirlemek için 500’den fazla RPA ve farklı teknolojilerden botlar kullanmaktadır. Ek olarak, RPA aynı zaman stokta olmayan ürünleri çalışanlara bildirebilir ve bu ürünleri sipariş edebilmektedir.

Kaynak

Müşterinin bir e-ticaret mağazasında alışverişi sırasında aradığı ürünü filtreleyebilmesi önemlidir. Robotik Süreç Otomasyonu ürünleri şekil, renk, boyut, desen gibi seçeneklerle otomatik olarak algılayarak kategorize edebilmektedir.

İade sürecinin hızlı ve sorunsuz ilerlemesi, müşterinin geri ödemesini kısa zamanda alması müşteri memnuniyetini arttırırken profesyonel bir imaj da yaratmaktadır. Bu süreç bir şirket için envanter yönetimi ve maliyet açısından zorluk yaratabilir. Bu süreç sırasında belli tekrarlı görevler vardır. Bunlar:

• İadenin alındığını ifade eden bir bilgilendirme mesajı
• Stok sürecinin güncellenmesi
• Müşteriye geri ödeme yapılması
• Müşteriye geri ödeme süreci hakkında bilgilendirme yapılması
• Faturalandırma sürecinin güncellenmesidir.

Lojistik yönetim sürecinde sevkiyat, envanter izleme, sipariş takibi, müşteri desteği vb. gibi dikkat edilmesi gereken çok fazla iş süreci vardır. Bu iş sürecinin sorunsuz ilerlemesi için envanter ve ürün sevkiyatının izlenmesi ve müşteri, tedarikçi ve distribütörler arasındaki iletişimi sağlamak gereklidir. Bu iletişim robotun e-posta göndermesi ile sağlanabilir. Bir Robotik Süreç Otomasyonu robotu tüm bu süreçleri otomatikleştirerek neredeyse sıfır hata riski elde edilmesini sağlar.

ERP kurumsal kaynak planlamasıdır, işletme kaynaklarının uçtan uca yönetilmesini sağlar, bunu yapabilmek için çeşitli donanımlara ihtiyacı vardır. İş yönetimi olarak da tanımlanabilir. Bir e-ticaret şirketi için faturalandırma, borçlar, fiyat değişikliği gibi etkinlikleri içerir. Bir ERP sistemin RPA kullanılması zaman alıcı projeleri daha az maliyet ve insan gücü ile yapmayı sağlar. Örnek olarak, tedarik zinciri için ERP kullanıldığında bir sürecin bitmesi veya sonuca ulaşması için bir insan etkileşimine ihtiyaç varken, akıllı RPA botları bu süreci tamamıyla otomatikleştirir.

Robotik Süreç Otomasyonu ile müşterilerinizle 7/24 iletişimde kalabilir, sorularına cevap verebilir, arz ve taleplerini değerlendirebilirsiniz. Akıllı sanal asistanlar (IVA) veya sohbet robotları RPA aracılığıyla müşterilerin sipariş durumlarını öğrenip sorularına cevap verebilirler. Bu kapsamda, bir sohbet robotu müşteriden aldığı dönütleri RPA botlarına iletmektedir. RPA botları müşterilerinizden aldığı geri dönütlere göre çalışanlara bildirim gönderebilir. Tüm sevkiyat boyunca müşteri ile iletişiminizi koparmamanızı sağlamaktadır.

E-ticaret ve Perakendecilik sektöründe Robotik Süreç Otomasyonunun gerekliliği aşikardır. RPA’nin e-ticaret sektöründeki bazı önemli kullanımlarına bakarsak ilk olarak sohbet robotları diyebiliriz. Sohbet robotları çoğu web sitesinde sıkça karşılaştığımız işlevli kullanıldığında çok yararlı olabilecek robotlar. E-ticaret sektöründe daha işlevli bir sohbet robotu elde etmek için Robotik Süreç Otomasyonuna ihtiyaç duyulur. Örnek olarak, bir müşteri siparişi ile ilgili bir talepte bulunduğunda sohbet robotu RPA botuna talebi ileterek bir cevap oluşturur. Robotik Süreç Otomasyonu aynı zamanda arka ofiste de çalışmaktadır. En sık kullanımları aşağıda verilmiştir:

• Fatura oluşumu ve işlenmesi
• Sohbet robotları aracılığıyla müşteri arz, talep ve soruların yanıtlanması
• Müşteri ve tedarikçi arasında sürekli iletişim halinde olarak e-posta göndermesi.
• Verimli envanter yönetimi
• Detaylı verilere erişim

Başka bir müşteri memnuniyeti ile ilgili örneği incelersek; işletmeler daim veya herhangi bir memnuniyetsizlik yaşadıkları müşterilerine belirli kampanyalar veya indirim kuponları sağlayabilir. RPA botları, müşterileri satın aldıkları ürüne göre gruplandırarak belirli bir limiti aşan müşterileri belirleyerek e-posta ve SMS aracılığıyla indirim kodu gönderebilmektedir.

Sağlık hizmetlerinde Robotik Süreç Otomasyon çok fazla evrak ve raporlama gerektiren görevleri, az maliyet ve efor ile gerçekleştirir. RPA’nin sağlık sektöründe gerçekleştirdiği bazı süreçler:

• Hasta kabulü
• Talep yönetimi
• Tıbbi faturalandırma
• Rapor oluşturma
• Reçete yönetimi

Tüm sağlık kuruluşlarında tekrarlanan ve zaman alan görevleri kısa sürede gerçekleştirerek, iş akışını kolaylaştırmaktadır. RPA sıkıcı arka ofis görevlerini gerçekleştirirken, sağlık çalışanları rutinleşmiş görevlerden kurtulur ve doktorun hasta ile etkileşimi içinde zaman kalır.

RPA ile hastalar randevularını planlayabilir ve daha hızlı randevu alabilirler. Bir hasta randevu aldığında, ilk düşünülmesi gereken şeylerden biri “Hastanın ihtiyaçlarını karşılamak için ne kadar süre gereklidir?” olmalıdır. Aksi halde doktor büyük bir vaka ile uğraşırken, randevu saati gelmiş hasta ile ilgilenmesi mümkün olmayacaktır. Bu randevu yönetimini yapmak için büyük bir çaba ve ekibe gereksinim vardır. RPA botları tüm bu süreci otomatikleştirebilir. Hastadan gerekli verileri toplayarak, bu veriler ve doktorun randevu takvimi yardımı ile uygun bir randevu belirleyecektir. Doktor veya hasta tarafından gelecek herhangi bir randevu iptali durumunda randevu takvimini güncelleyebilir ve her iki tarafa da gerekli bilgilendirmeyi yapabilmektedir.

Hastaneler için hasta veya tıbbi kayıtlar güç olabilmektedir. Bu kayıtlar sıkı tedbirler ve raporlama gerektirmektedir ve hataya çok açıktır. RPA kayıt için veri girişi ve tutarlılık kontrolü yapmaktadır. Bunların sonucunda, hastane personeli aranan bir veriye saniyeler içinde ulaşabilecektir.

Büyük bir sağlık merkezinde gelen onca hastanın faturalarının hazırlanması ve sisteme girilmesi sürece hataya çok açık olmakla birlikte bunun için büyük bir ekibe ihtiyaç vardır. RPA, Doğal Dil İşleme (NLP), konuşma ve görüntü tanıma teknolojilerini kullanarak aldığı verileri yapılandırılmış verilere dönüştürebilir, daha sonra bu veriler veri tabanına kaydedilir. Daha az hata oluşacağından ay sonunda oluşacak finansal tutarsızlıklar azalacaktır. ABD’de 52 hastaneye hizmet sunan Baylor Scott & White Health (BSWH) RPA ve Yapay zeka kullanarak bir fiyat tahmin aracı uygulamaya başladı. Sağlık sektöründe fiyatı önceden tahmin edebilmek diğer sektörlere göre daha güçtür. Akıllı botlar tahminlerin %70’ini gerçekleştirebilmektedir.

Talep yönetiminde veri ve belgelerin girilmesi sonrasında işlenmesi ve değerlendirmesi süreci tekrarlı bir görevdir. Bu işlemler için RPA kullanmak insan müdahalesini ve oluşabilecek hataları en aza düşürmektedir.

Robotik Süreç Otomasyonunun Sağlık sektörüne uyarlanmasında iş süreçlerinin doğru analiz edilmesi çok önemlidir. Bilgi Teknolojileri (BT) altyapısı göz ardı edilmemelidir. Yalnız iş süreci analizi birçok sorun oluşmasına sebep olur. İyi bir RPA çözüm sağlayıcısı ile anlaşmak sürecinizin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Robotik Süreç Otomasyonu, Yapay zeka, Doğal Dil işleme, Görüntü İşleme yeteneklerine sahip olabilir. Yapılandırılmamış verileri (el yazısı, PDF dosyası, video, tıbbi görüntüler, raporlar, faturalar vb.) içeren belgeleri anlayabilir. Bu yeteneklerin süreçlere göre satıcı ile görüşülmesi önemlidir.

Teknolojinin hızlı gelişimiyle birlikte RPA de hızlı büyüyen otomasyonlardan olmaktadır. Gartner’a göre 2023 yılında RPA kullanan sağlık hizmetleri 2020 yılına göre %50 artış gösterecektir. Ek olarak bu otomasyonlar Yapay zeka yetenekleri ile hastanın durumu kötüleşmeye başlamadan hasta ihtiyaçlarını ve gereken müdahaleyi tahmin edebilecektir.

Dünya Ekonomi Forumu ve Accenture’a göre, 2025 yılına kadar lojistik sektörünün teknolojiye dönümü 1,5 trilyon dolarlık bir değerle sonuçlanacak. RPA işlemleri 10 kat hızlandırırken, maliyeti düşürür, kolay iş akışı sağlar ve müşteri memnuniyetini artırarak rakiplerinizin önüne geçmenizi sağlamaktadır.

Sipariş yönetimi sürecinin doğrudan ERP ile yapılması zor olabilir. RPA bu süreci kolaylaştırır. RPA excel dosyaları veya e-postalardan gelen gerekli verileri çıkarır. Akıllı otomasyon ile bu verileri birleştirip ilişkilendirebilmektedir. Tüm bunlar sonucunda sevkiyatı teslim alma süreci kusursuz bir şekilde gerçekleşir.

Bir RPA botu envanter seviyelerini takip edebilir, stok seviyesi belirli bir sayının altına düştüğünde tedarikçiden sipariş verebilmektedir. Bu sürecin otomatikleştirilmesi stok yetersizliğinden doğacak satış kaybını yok etmektedir.

Çoğu şirket için zorluk olan fatura kesme süreci RPA ile çok kolaydır. RPA birçok sistem ile entegre çalışabilir. Kes yapıştır ile faturalara veri ekleme yapabilmektedir. Tüm süreç birkaç saniyede gerçekleşebilmektedir.

Müşteri talep ve soruları sohbet robotları ile 7/24 gerçekleşebilir. Akıllı bir RPA yazılımı, belgelerdeki verileri okuyarak müşteriye gerekli bilgileri verebilir. İade yapmak isteyen bir müşteri için müşteri ile iletişime geçip fatura gibi belgeleri isteyebilir, bu belgelerin doğruluğunu kontrol edebilir. Ek olarak yapay zekâ yeteneği ile iadenin varış zamanı ve konumu gibi bilgileri tahmin edebilir.

PwC’nin 2020’de yaptığı araştırmaya göre, İnsan Kaynaklarının %45’i iki sene içerinde hiper otomasyon ve RPA’e yatırım yapmayı planlıyor.

Çoğu sektörde görüldüğü gibi İnsan Kaynakları da tekrarlayan, sıkıcı görevleri yapmaktan asıl yapması gereken görevleri yapmaya zaman ayıramamaktadırlar. RPA teknolojisi tüm bu tekrarlanmış görevleri üstlenerek İK departmanının zamanını verimli kullanmasını sağlar. Bu süreç İK çalışanların verimliliğini arttırarak, performans yönetimini sağlayabilir. Günümüzdeki rekabetçi ortamlarda piyasada kalabilmek için markayı geliştirebilir ve insan analitiği yapabilir.

İnsan Kaynaklarında yeni işe alım süreci, yeni bir kullanıcı hesabı, e-posta açma ve gerekli dosyalara erişim sağlama gibi görevlerden oluşmaktadır. RPA botları yeni işe alımla ilgili gerekli belgeleri toplayarak gelen verileri işleyebilir. OCR ve Doğal Dil İşleme işe alım sürecinde kullanılan teknolojilerdir.

RPA’in çalışan çıkışı sürecinde gerçekleştirebileceği görevler; Çıkış belgelerini toplama, gerekli ödemeleri gerçekleştirme, doğru kişileri bilgilendirme vb. gibidir.

Bir İsviçre sigorta şirketi RPA kullanmadan önce altı personelle birlikte 60 saat sürdürdükleri işi RPA ile %85 oranında hızlandırmıştır ve hata oranı sıfıra inmiştir.

Başka bir Bilgi Teknolojileri şirketinin işe alım formlarını tamamlaması yarım saat sürerken, RPA ile bu süreç %90 hızlandı.

Üretim şirketleri müşteri ile iletişim, ödeme, rapor oluşturma, vb. gibi karmaşık zaman alan ve kural tabanlı görevler için RPA bu sektörde gerekli bir teknolojidir. Araştırmalara göre operasyonel maliyette %40’a varan azalma görülür, süreçler daha tutarlı ve güvenilir ilerler, personellerin daha üretken görevlere odaklanması sağlanır.

Çok fazla ürün çeşidi bulunan kurumsal şirketler için manuel sipariş yönetimi zorlu olabilir. Veri alma, e-posta onayı isteme ve talep işleme gibi kural tabanlı iş akışına dayalıdır. Sipariş alındıktan teslim edilene kadar olan tüm süreci kapsayabilir.

Fatura işleme için gerekli verilerin çekilmesi gereklidir bu OCR ile mümkündür. Yapılandırılmamış ayıklanmış veriler yapılandırılmış formata dönüşür. Ek olarak, ERP sisteminde fatura kayıtları güncellenir.

Fatura işleme için gerekli verilerin çekilmesi gereklidir bu OCR ile mümkündür. Yapılandırılmamış ayıklanmış veriler yapılandırılmış formata dönüşür. Ek olarak, ERP sisteminde fatura kayıtları güncellenir.

Bir ürünü üretmek için gereken tüm malzemeler, malzeme listesini oluşturmaktadır. Üretim sektöründeki en önemli şeylerden biri olan malzeme listesini güncel tutmak zaman alan bir görevdir. Hata kabul etmez ve stok seviyeleri çok önemlidir. Bir RPA robotu ürün için gerekli hammaddelerinin bilgilerini OCR ile alarak liste oluşturabilir. Stok seviyeleri belli bir miktarın altına düştüğü anda gerekli bilgilendirmeleri yapabilir.

Robotik süreçler işletmelerin tekrarlı ve kurallı işlerini otomatizme eden yazılımlar olduğu için, bu yazıda anlatılan süreçlerin dışında daha birçok süreç robotlaştırılabilir. Önemli olan unsur, bir işletmedeki süreçlerin akışlarını çıkarmak ve bunun için kullanılabilen sanal uygulamaları belirlemektir. Sadece bir malzeme listesi süreci adı altında bile birçok farklı süreç geliştirilebilir. RPA’in saatler alabilecek süreçleri dakikalar içinde bitirebilmesi bir şirketin verimliliğini büyük ölçüde artırır ve iyi bir iş analizi ile otomatikleştirebilecek çok fazla süreç bulunur. Bu sebeple kendi süreçlerinizde neler olabileceğini düşünerek işe başlanması tavsiye edilir.

• 10 crucial ways to apply Robotic Process Automation (RPA) in retail. IBM. (n.d.). Retrieved June 20, 2022, from https://www.ibm.com/cloud/blog/10-crucial-ways-to-apply-robotic-process-automation-rpa-in-retail
• 8 real world cases of Robotic Process Automation (RPA) in transportation and Logistics. CiGen. (2019, April 9). Retrieved June 20, 2022, from https://www.cigen.com.au/8-real-world-cases-rpa-transportation-logistics/
• Amazing ways that RPA can be used in Healthcare. IBM. (n.d.). Retrieved June 20, 2022, from https://www.ibm.com/cloud/blog/amazing-ways-that-rpa-can-be-used-in-healthcare#:~:text=Benefits%20of%20RPA%20in%20healthcare&text=Healthcare%20leaders%20can%20implement%20RPA,the%20automation%20of%20mundane%20tasks.
• Andruszkiewicz, D. (2021, October 29). Inventory management in retail with RPA, use cases and benefits. Inventory Management in Retail with RPA, Use Cases and… Retrieved June 20, 2022, from https://ggsitc.com/blog/inventory-management-in-retail-with-rpa-use-cases-and-benefits
• Andruszkiewicz, D. (2021, September 8). Which industries can use robotic process automation. Retrieved June 20, 2022, from https://ggsitc.com/blog/industries-that-can-benefit-from-rpa
• Boulton, C., & Writer, S. (2018, September 3). What is RPA? A revolution in business process automation. CIO. Retrieved June 20, 2022, from https://www.cio.com/article/227908/what-is-rpa-robotic-process-automation-explained.html
• Gartner says 50% of U.S. healthcare providers will invest in RPA in the next three years. Gartner. (n.d.). Retrieved June 20, 2022, from https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-05-21-gartner-says-50-percent-of-us-healthcare-providers-will-invest-in-rpa-in-the-next-three-years#
• RPA in Finance and banking: Use cases and expert advice on implementation. ITRex. (2022, April 11). Retrieved June 20, 2022, from https://itrexgroup.com/blog/rpa-in-finance-banking-use-cases-implementation-expert-advice/#
• RPA in Healthcare:the key to scaling operational efficiency. Maruti Techlabs. (2020, March 25). Retrieved June 20, 2022, from https://marutitech.com/rpa-in-healthcare/
• Sheth, R. (2020, October 14). Automated Loan Processing: Benefits of loan processing automation and how it works? Docsumo. Retrieved June 20, 2022, from https://docsumo.com/blog/loan-processing-automation
• Sheth, R. (2020, October 14). Benefits of robotic processing automation in mortgage lending [guide]. Docsumo. Retrieved June 20, 2022, from https://docsumo.com/blog/rpa-mortgage
• Top 11 use cases of RPA in retail. Maruti Techlabs. (2022, May 6). Retrieved June 20, 2022, from https://marutitech.com/rpa-in-retail/
• Top 8 use cases & benefits of RPA in manufacturing. AIMultiple. (n.d.). Retrieved June 20, 2022, from https://research.aimultiple.com/rpa-manufacturing/